Soorten en maten
We kennen beleids- en werkprocessen, juridische processen, chemische, mechanische en geautomatiseerde processen, de procesindustrie met haar procesregeling, -sturing en –bewaking… Als iemand zegt dat hij aan procesmanagement doet, is dus niet op voorhand duidelijk met wat voor soort processen hij zich dan bezig houdt.
Het type procesmanagement waar wij zowel uitvoerend als overdragend mee werken, noemen we naar zijn samenstellende onderdelen ACE: Arrangeren, Combineren en Effectueren. Het gaat over de manier waarop partijen samenwerken die elkaar nodig hebben om resultaten te realiseren. Bijvoorbeeld de invoering van een kostenbesparende werkwijze, het herijken van de beginselen waarop samenwerking was gestoeld, of het verkrijgen van instemmende besluiten bij de achterbannen van de procespartijen.
Interventie
Zo’n soort klus een proces noemen, is een eerste procesinterventie. Een opdrachtgever of procesmanager maakt daarmee duidelijk dat naar zijn beeld het voorliggende vraagstuk niet kan worden opgelost met een programmatische of projectmatige aanpak, met improviserend of routinematig handelen, maar dat iets anders nodig is: een proces. En door de voorgestelde gang van zaken als proces te betitelen, opent hij een container die betekenissen bevat over zowel de aard van het vraagstuk als van de aanpak. Iets als een proces aanduiden is dan ook een waarderende handeling, waarmee men ondermeer zegt wat een vraagstuk niet is en wat het wel zou kunnen zijn.
Vraagstuk
Door iets een proces te noemen, doen we impliciet of expliciet een waarderende uitspraak over de aard van het vraagstuk dat om een oplossing vraagt. We drukken daarmee beknopt uit, wat het vraagstuk in ieder geval niet is en wat het wellicht zou kunnen zijn. Dat vraagstuk is enerzijds niet zó urgent, dat het vraagt om onmiddellijke, reflexmatige en niet-reflexieve actie. En het is anderzijds niet zó veelvoorkomend dat het een vergelijking is zonder onbekenden, die met behulp van een routinematige aanpak kan worden opgelost. Het vraagstuk valt evenmin te begrijpen als een coördinatieprobleem dat met multiprojectmanagement of programmamanagement valt op te lossen, noch als het streven naar een helder gespecificeerd eindresultaat dat met gegeven middelen behaald kan worden.
Wie zegt dat iets een proces is, impliceert daarmee bijvoorbeeld dat er sprake is van conflicterende belangen in de omgeving. Mogelijk veronderstelt hij dat belangen van partijen zover uiteenlopen dat daardoor problemen ontstaan die niet eenvoudig vallen weg te poetsen. Ook gaat er de suggestie van uit dat er veranderingen moeten worden bewerkstelligd in complexe omstandigheden en dat er, in het algemeen gesproken, daarbij sprake is van de wens een idee te ontwikkelen, een obstakel uit de weg te ruimen of een besluit te organiseren.
Aanpak
En door iets een proces te noemen, impliceren en waarderen we een aanpak. We impliceren daarmee, dat we de onzekerheden en instabiliteiten die samenhangen met de aard van het vraagstuk c.q. de opdracht, met een specifiek ontwerp voor ons handelen en met op maat gesneden stuurvariabelen kunnen verkleinen of positief omdraaien. We stellen daarmee in het vooruitzicht dat uit die complexe omstandigheden functioneel te specificeren uitkomsten te winnen zijn – in termen van ACE: draagvlak en draagkracht voor doelen en resultaten. En we waarderen de procesaanpak daarmee boven andere, omdat we die in deze omstandigheden niet geschikt achten om werkbare en acceptabele uitkomsten op te brengen en het procesmanagement wel.